Manfaat Time Management buat Profesional

Manfaat Time Management buat Profesional

Meningkatkan Produktivitas dengan Bekerja Lebih ‘Smart’

 

Survey kecil-kecilan yang dilakukan oleh Instrategi.com kepada para profesional yang sedang mengalami tekanan (stress) memberikan hasil bahwa salah satu penyebab stres itu timbul adalah karena ketidakmampuan dalam mengelola waktu. Menunda pekerjaan hingga bertumpuk,  kurang tepat menangani prioritas pekerjaan, atau bahkan sampai tidak memperdulikan waktu istirahat adalah beberapa ciri kesalahan dalam mengelola waktu, yang akan dapat merusak keefektifan anda bahkan menyebabkan stres akibat gagal dalam mengatur waktu anda.

Dalam keseharian setiap dari kita memiliki jatah waktu 24 jam yang sama dengan lainnya. Waktu akan terus berjalan, waktu tersebut akan habis saat digunakan maupun saat tidak digunakan, dan waktu tidak akan bisa kembali. Untuk jatah waktu yang sama tersebut mengapa sebagian orang dapat mencapai lebih banyak dengan waktu mereka daripada yang lain? Jawabannya terletak pada manajamen waktu yang baik.

 

Apa itu  Time Management?

“Time Management atau Manajemen waktu” adalah proses pengorganisasian dan perencanaan bagaimana membagi waktu didalam kegiatan-kegiatan tertentu. Manajemen waktu mengacu pada cara  mengatur dan merencanakan berapa lama  menghabiskan waktu untuk kegiatan tertentu.

Manajemen waktu yang baik memerlukan perubahan mindset kita yang berpikir banyak kegiatan akan membuahkan banyak hasil, menjadi sibuk tidak sama dengan menjadi efektif. Manajemen waktu yang baik memungkinkan  untuk bekerja lebih smart, bukan lebih keras,  sehingga dalam waktu yang lebih sedikit  akan dapat menghasilkan banyak pekerjaan, bahkan pada kondisi waktu yang sempit dan dengan tekanan kerja yang tinggi. Jika  gagal dalam mengatur waktu  maka akan merusak keefektifan  bahkan bisa menyebabkan stres.

 

Manfaat Time Management

Anda perlu mendedikasikan waktu berharga berharga untuk membuat rencana tentang manajemen waktu, yang akan sangat bermanfaat dalam melaksanakan pekerjaan saat ini dan untuk rencana masa depan . Beberapa manfaat dari perlunya manajemen waktu adalah sebagai berikut :

  • Menghasilkan lebih banyak produktivitas dan memperbesar efisiensi kerja
  • Membuat reputasi profesional menjadi lebih baik
  • Meminimalisir tekanan/stres
  • Meningkatkan peluang untuk lebih maju
  • Peluang yang lebih besar untuk mencapai tujuan hidup dan karir yang penting.

Sebaliknya gagal dalam mengatur waktu secara efektif dapat memiliki beberapa konsekuensi yang sangat tidak diinginkan, seperti:

  • Batas waktu yang terlewatkan
  • Proses kerja menjadi tidak efisien
  • Kualitas kerja yang buruk
  • Reputasi profesional yang buruk dan karir yang macet
  • Tingkat stres yang lebih tinggi.

Bagi para profesional mendedikasikan waktu untuk belajar dan membuat rencana manajemen waktu akan memiliki manfaat yang sangat besar, baik untuk menangani pekerjaan saat ini maupun  untuk karier masa depan.

 

Bagaimana Menyusun Time Management yang Efektif?

 

Mengatur waktu secara rapi dan efektif bukanlah pekerjaan yang mudah apalagi berupaya untuk mentaatinya secara konsisten dan persisten. Seorang profesional pasti memiliki banyak aktivitas dan tantangan baru, peran dan sekaligus tanggung jawab serta prioritas lain yang harus dilakukan. Semua kegiatan dan tuntutan itu akan selalu bersaing merebut waktu dan perhatian.  Manajemen waktu sendiri bukan hanya memiliki common pattern dan harus diikuti secara continue saja, melainkan juga dapat terus berkembang dan dapat di-improvisasi.

Berikut beberapa tips yang dapat berguna bagi seorang profesional dalam menyusun manajemen waktu yang efektif dan dapat terus dikembangkan untuk menghasilkan produktivitas yang efektif dan efisien :

1.     Membuat perencanaan

Proses perencanaan diperlukan untuk membuat seseorang tetap pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada, dengan didorong oleh tekad untuk mengerjakan pekerjaan sampai dengan tuntas (Canfield : 2010).

Perencanaan waktu akan mempermudah penentuan prioritas penanganan pekerjaan dan tidak harus berpikir lagi pekerjaan apa selanjutnya yang harus ditangani setelah menyelesaikan pekerjaan sebelumnya. Selain itu perlu untuk membuat rencana cadangan apabila rencana utama mengalami kendala, sehingga nantinya beban tekanan pekerjaan karena kendala akan bisa berkurang.

2.    Menetapkan tujuan pengelolaan waktu

Seorang profesional harus menetapkan tujuan dari apa yang akan dikerjakan sesuai dengan rencana manajemen waktu yang telah dibuat. Menetapkan tujuan dapat membantu profesional untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta mampu mengukur penyelesaian suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.

3.    Menyusun prioritas

Menyusun prioritas sangat perlu dilakukan untuk menentukan hal apa saja yang harus dikerjakan dan dilakukan terlebih dahulu, mengingat  waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Skala prioritas dibuat berdasarkan peringkat, dengan mempertimbangkan hal mana yang dianggap penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

4.    Menyusun Jadwal

Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam periode tertentu. Pembuatan jadwal ini berguna untuk menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan.

5.    Menghindari Penundaan

Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan pekerjaan dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, yang kemudian akan merusak jadwal kegiatan yang telah disusun serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

6.    Meminimalkan Waktu yang Terbuang

Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut  sering  menjadi penghalang bagi seorang profesional untuk mencapai keberhasilannya dikarenakan sering membuat penundaan kegiatan yang penting.

7.    Mampu Bersikap 

Seorang profesional harus bersikap tegas untuk mengatakan “tidak” atau menolak suatu permintaan maupun tugas dari orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif. Hal ini dilakukan untuk menjaga rencana manajemen waktu yang telah dibuat sehingga dapat dilaksanakan dengan efektif.

8.    Melakukan Delegasi

Menyerahkan sebagian pekerjaan kepada orang lain yang dinilai tepat dan mampu menyelesaikan  adalah salah satu cara dalam mengatur waktu, sehingga waktu yang kita miliki akan lebih efisien dan dapat mengerjakan bagian pekerjaan lain yang lebih penting.

9.    Bersikap tegas

Merupakan strategi sikap yang berguna untuk menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu.

10.  Disiplin Diri

Disiplin diri akan membuat seorang profesional untuk tetap mengutamakan tugasnya sendiri sesuai dengan manajemen waktu yang telah dibuat dan menghindarkan diri hari hal-hal yang dapat menghambat penyelesaian tugas.

 

Demikian sedikit ulasan mengenai time management dan cara menyusunnya secara efektif,  bagi para profesional manfaatnya akan dapat menyeimbangkan waktu, pengaturan waktu yang lebih baik,  produktifitas akan meningkat, dan yang terpenting tingkat stres akan berkurang. Dengan menata waktu secara lebih baik maka kita akan menemukan keseimbangan antara kapan harus belajar, bekerja, bersantai, dan beristirahat yang akhirnya akan membuat hidup sedikit lebih muda dan bahagia…. bergegaslah untuk memulai mengatur waktu anda.

Ingin mengetahui seberapa baguskah manajemen waktu anda ??  Silahkan temukan disini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *